Puntos de referencia de MindSonar para equipos de proyectos – ¡Ojalá los hubiera conocido!

En mi anterior puesto fui responsable de la gestión de un programa importante en el que participaban varios equipos de proyectos. Parte de la gestión del programa incluía reuniones periódicas de gestión de riesgos y de «lecciones aprendidas». Durante estas reuniones, los representantes de cada uno de los equipos del proyecto debatían cualquier problema que hubiera surgido desde la última reunión, y qué medidas se habían tomado -o debían tomarse- para rectificar el problema y evitar que volviera a ocurrir.

El objetivo de las reuniones era garantizar que los sistemas y procesos que teníamos implantados eran adecuados para minimizar el riesgo de que surgieran problemas y permitir una respuesta correctiva rápida cuando fuera necesario. Sin embargo, a veces estas reuniones podían llegar a ser bastante tensas, porque había que mantener una delgada línea entre la buena gestión del riesgo y la resolución de problemas, por un lado, y el desarrollo de una cultura de culpabilización, por otro. Algunos miembros lo tenían más claro que otros. Algunos miembros siempre querrían atribuir todos los problemas a los individuos, en lugar de considerar la situación más común de que surjan de debilidades del sistema. El resultado fue que surgieron fricciones entre las personas con un enfoque de «nombrar y avergonzar» y otros miembros de la junta del programa. Esto creaba riesgos para el propio programa, ya que podía dar lugar a que las personas se mostraran reacias a plantear problemas cuando los detectaran, por miedo a ser culpadas.

Como responsable de este programa, tuve que gestionar la situación e intentar cultivar un enfoque sistémico en las personas implicadas, la mayoría de las cuales no estaban bajo mi supervisión directa.

Qué útil habría sido disponer de MindSonar entonces. Creo que habría sido posible construir un Perfil de Referencia para ayudar a identificar a los miembros de cada equipo de proyecto que serían los más adecuados para ser los representantes de la gestión de riesgos/lecciones aprendidas. Este Perfil de Referencia podría haberse elaborado en consulta con otros gestores de proyectos y programas para proporcionar una estimación narrada (con consulta).

Mis primeras ideas al respecto son que este perfil de referencia podría incluir lo siguiente:

Graves Drives: Ideales; Aprendizaje;

Metaprogramas:

Alto: Alejarse de (para la gestión de riesgos); Pasado (para las lecciones aprendidas);Estructura (para el enfoque sistémico)

Bajo: Personas (para evitar el enfoque culpabilizado)

Es probable que haya otros y diferentes puntos de vista, por lo que preferiría un perfil de referencia resultante de una estimación narrada con consulta.

Sería estupendo conocer la opinión de otros profesionales de MindSonar al respecto, y saber si alguien ha utilizado ya la herramienta MindSonar en este contexto.

También sería bueno conocer la opinión de directores de proyectos y programas que se hayan encontrado en situaciones similares: MindSonar podría resultarles especialmente útil a la hora de asignar funciones de proyecto a los miembros de su equipo.

¿Qué opinas?  Utiliza el cuadro de comentarios de abajo para compartir tus experiencias y opiniones al respecto.

Procrastinación: no es solo reactividad frente a proactividad

Procrastinación: nos afecta prácticamente a todos en algún momento y me parece que es un problema especialmente común entre quienes buscan un coach. De hecho, a menudo es la razón por la que alguien decide finalmente contratar a un coach, para que le ayude a poner en marcha ambiciones y planes que tiene desde hace años.

A primera vista, parece que la procrastinación se debe principalmente a que la persona es demasiado reactiva en lugar de proactiva, por lo que no emprende las acciones necesarias para avanzar.

Sin embargo, cuanto más he observado los comportamientos de los clientes en el contexto del perfil MindSonar, he empezado a darme cuenta de cuántos de los Metaprogramas pueden contribuir a su procrastinación. Es decir, creo que ser demasiado Reactivo es, en algunos casos, el resultado de otros Metaprogramas que están en funcionamiento. He aquí dos ejemplos con los que me he encontrado:

Ejemplo 1: Un cliente se había hecho autónomo hacía relativamente poco tiempo, después de haber ejercido su profesión durante más de 20 años. Amaba su profesión y deseaba ser su propio jefe. Siempre había trabajado duro y siempre había sido feliz trabajando por iniciativa propia . Para minimizar los costes de la empresa, había montado una oficina en casa, la había equipado bien y lo tenía todo a punto. Pronto tuvo un buen flujo de clientes, pues ya tenía una buena reputación en su campo. Estaba entusiasmado con sus perspectivas.

Al cabo de un año se encontró procrastinando constantemente. Encontraba un millón de cosas que hacer antes de empezar su trabajo. Nunca había experimentado esto en todos sus años de trabajo por cuenta ajena. Se había desmotivado y estaba perdiendo rápidamente la convicción de que podía trabajar por cuenta propia con éxito. Antes de darse por vencido, decidió contratar a un entrenador para que le ayudara, y fue entonces cuando acudió a mí.

¿Qué estaba pasando? Al hablar con este cliente, estaba claro que no había perdido el amor por su profesión, ni el deseo de trabajar por cuenta propia. Sin embargo, se hizo evidente que en el pasado, aunque había trabajado de forma independiente, le había gustado saber que había otras personas a su alrededor. No tenían por qué ser otras personas de la misma profesión, sólo personas con las que estuvieras cerca para apoyarte. Trabajó mejor con un Programa Meta de proximidad. Sin otras personas a su alrededor, descubrió que no podía entrar en lo que él llamaba «modo de trabajo». En su oficina de casa necesitaba trabajar bien en solitario, y descubrió que no podía.

¿Su solución? Decidió alquilar una oficina cerca de casa, en un edificio ocupado por otros profesionales autónomos. Muy pronto se dio cuenta de que estaba de nuevo en marcha, disfrutando de la construcción tanto de su negocio como de su reputación profesional. Su cambio de reactivo a proactivo se produjo de forma natural como consecuencia de un cambio de solo a proximidad.

Ejemplo 2: Una clienta había sido ascendida recientemente de un puesto en el que era experta técnica a un puesto directivo en un equipo similar. Llevaba varios años en la empresa y tenía fama de ser muy trabajadora y una excelente solucionadora de problemas. Estaba entusiasmada con su nuevo papel, ya que le brindaba la oportunidad de influir en la alta dirección y opinar sobre política en reuniones clave a las que antes sólo había asistido como asesora técnica. Poco después de empezar a desempeñar su función, descubrió que se estaba retrasando en algunas áreas debido a un nuevo hábito de procrastinación frecuente. Vino en busca de coaching para ayudarla a superar esto.

En el caso de esta clienta, quedó claro que antes no había tenido que argumentar su caso en las reuniones, ni había necesitado nunca dirigir a otros miembros del equipo. En su función actual necesitaba hacer ambas cosas. Su procrastinación se debía a que le preocupaba lo que pensaran de ella los demás si no estaba de acuerdo con ellos o si tenía que dirigir activamente a un miembro de su equipo. Estaba muy en referencia externa, lo que no era un metarograma útil en su nuevo puesto.

¿Su solución? A través del coaching para la asertividad y la confianza, junto con la formación en gestión dirigida por la empresa, desarrolló su Programa Meta de referencia interna y pudo acabar con su procrastinación en el trabajo.

Para mí, la lección de estos clientes es que no hay que centrarse simplemente en el coaching para cambiar de reactivo a proactivo, sino mirar a través de un perfil MindSonar completo y ver dónde está la raíz del problema. De este modo, es probable que el cliente pase a reactivo de forma bastante automática.

Según tu experiencia, ¿qué otros Metaprogramas podrían conducir a la procrastinación? Me interesa mucho saberlo, así que coméntalo a continuación.

MindSonar F5 Team Refresh Program – Una gran herramienta para Equipos de Proyectos

Antes de convertirme en coach y terapeuta, fui gestora de programas responsable del desarrollo y la ejecución de un complejo programa nacional. Esto implicaba coordinar a personas de equipos de especialidades muy diversas: personas que eran matemáticos, desarrolladores informáticos, especialistas en comunicación y desarrolladores de políticas, por nombrar sólo a algunos.

En general, los miembros del equipo del programa se llevaban bien y todos estaban realmente comprometidos con la ejecución del programa. En general, compartían el mismo objetivo final y la misma visión para alcanzarlo. Sin embargo, a menudo surgían desacuerdos y malentendidos entre los distintos miembros, algunos de los cuales suponían una amenaza real para el éxito de una u otra área del programa. La mayoría de las veces, estos problemas se debían a los diferentes enfoques y prioridades de las distintas áreas de especialidad. Por ejemplo, los responsables políticos odiaban los detalles y querían saber que el concepto general se desarrollaba bien, mientras que los matemáticos se centraban en la precisión y la significación estadística. El controlador de calidad era visto como una persona miserable, que sólo veía fallos y siempre planteaba problemas, y la persona de comunicación quería simplemente las buenas noticias para comunicárselas a nuestras partes interesadas.

¡Si hubiera conocido MindSonar entonces! Habría sido una herramienta fabulosa para utilizarla con el equipo del programa y permitirles comprender mejor sus diferencias y así apreciar los puntos fuertes de cada uno y ver sus propios puntos ciegos. El programa Team Refresh habría sido perfecto para permitir que cada miembro viera que no había una única forma correcta de enfocar nuestro programa y que, de hecho, la fuerza del equipo residía en la variedad de estilos de pensamiento.

Dentro de un taller de Refresco de Equipo, cada miembro del equipo completa un perfil MindSonar en el contexto del trabajo en ese equipo. Utilizando estos perfiles, cada miembro del equipo tiene la oportunidad de descubrir los «superpoderes» y los puntos ciegos de cada miembro del equipo (incluidos los suyos propios) y de considerar cómo los distintos perfiles podrían tanto causarles estrés como serles de ayuda.

Al final del taller, los miembros del equipo se conocen mejor a sí mismos y a los demás miembros del equipo, y también han aprendido cómo pueden trabajar juntos, complementándose mutuamente en beneficio del programa que están llevando a cabo. Como equipo, podrán comunicarse mucho más eficazmente entre ellos y con otros equipos.

Igualmente importante, el taller MindSonar demostraría que en tales proyectos todos los estilos de pensamiento son igualmente válidos, y que cada uno contribuye de forma importante. En el caso de mi proyecto, por ejemplo, los metaprogramas Específico, Uso e Información eran vitales para los matemáticos, mientras que para los que desarrollaban la política global eran necesarios los metaprogramas General y Concepto. Era esencial que la persona encargada del control de calidad de los datos llevara a cabo el programa de Coincidencia, mientras que el equipo de comunicación tenía que llevar a cabo un metaprograma de Incompatibilidad para poder informar a nuestro sector de lo bien que iba el programa.

En mi equipo evolucionaron algunos de estos entendimientos, pero sólo de forma fragmentaria, a medida que surgía un problema. Si hubiera podido realizar un taller MindSonar Team Refresh al principio del proyecto, creo que se habrían evitado muchos de los malentendidos y los conflictos y retrasos resultantes.

Si diriges o entrenas equipos de proyecto con diversas especialidades, considera la posibilidad de que un profesional de MindSonar imparta un programa de Actualización de Equipos para todo tu equipo. La mejora posterior en la forma de trabajar del equipo hará que sea una inversión muy rentable.

MindSonar para trabajadores independientes

Aquí, en el Reino Unido, el número de nuevas empresas que se crean cada año está aumentando significativamente: en 2016 se crearon 660.000. Sin embargo, las estadísticas sugieren que hasta el 40% de las empresas de nueva creación no llegan a los 5 años. Sospecho que lo mismo ocurre en muchos otros países.

Por tanto, no es de extrañar que a menudo se dirijan a los coaches clientes que se encuentran en los primeros años de su negocio . Muchos se preguntan por qué luchan por mantener el negocio a flote y sufren más estrés e infelicidad que cuando eran empleados. Muchos ya se están planteando poner fin a su negocio para volver a trabajar por cuenta ajena, donde se sentían más cómodos.

Un análisis del perfil MindSonar para estos clientes puede ser increíblemente poderoso. Les permite identificar los Metaprogramas que están aplicando y que no son útiles para el empresario, y que podrían estar obstaculizando su éxito y su felicidad. Una vez reconocidas las áreas problemáticas, el coaching puede permitir al cliente identificar los Metaprogramas que desea desarrollar en sí mismo y también los que podrían reforzarse mejor en la empresa subcontratando un servicio o contratando a otra persona.

Los Metaprogramas susceptibles de causar tales problemas varían en función del individuo y de sus circunstancias. Sin embargo, a menudo me encuentro con problemas en esos clientes que tienen puntuaciones especialmente altas en uno o más de los cuatro Metaprogramas siguientes..:

1. Opciones
Estos clientes tienen muchas ideas sobre las direcciones que podrían tomar sus negocios o las formas en que podrían comercializar sus servicios, pero no tienen una estrategia planificada para ponerlas en práctica. Hablan de todas las posibilidades y suelen tener muchos planes e ideas inacabados. MindSonar proporciona una forma de que el cliente identifique esta forma de pensar y así pueda determinar cómo abordar el problema. Podrían optar por desarrollar en sí mismos un Programa Meta de Procedimiento superior, o por subcontratar algunos elementos de su negocio a alguien que ya tenga un enfoque procedimental bien desarrollado.

2. Reactivo
A menudo, estos clientes han pensado mucho en cómo desarrollar su negocio y tienen muchos conocimientos sobre lo que se puede hacer, pero han tomado pocas o ninguna medida para poner en práctica sus ideas. Siempre pueden pensar en otra investigación necesaria antes de actuar. Una vez que el cliente lo reconozca, puede trabajar con su coach para permitirle desarrollar un Programa Meta Proactivo más sólido.

3. Proactivo
Aunque a algunos les suene extraño, también puede haber problemas para los clientes autónomos con una puntuación Proactiva muy alta. Suelen tener buenas ideas sobre lo que podrían hacer en su empresa, pero adoptan un enfoque disperso a la hora de ponerlas en práctica. Normalmente, han probado cada una de sus ideas, pero sin ningún nivel de coherencia. No suelen dedicar tiempo a esperar a ver cuál es el resultado de cada acción, ya que pasan rápidamente a la siguiente. Una vez reconocido, el coaching puede utilizarse para que el cliente desarrolle un Meta Programa reactivo más fuerte.

4. Referencia interna
Aunque un buen nivel de referencias internas es útil para el autónomo, si es muy alto puede provocar una reticencia a aprender de los demás, e incluso a investigar su mercado. Esto puede hacer fracasar el marketing y el desarrollo de productos, ya que no se satisfacen las necesidades de los clientes. En consecuencia, el coaching puede ser útil para que el cliente desarrolle un Meta Programa reactivo más fuerte.

Trabajar con estos clientes para identificar los desencadenantes y las declaraciones de activación y activar los recursos es un comienzo útil. Combinar esto con un trabajo centrado en la solución, como la Descripción Intensiva de Objetivos, puede provocar cambios bastante drásticos en su experiencia de dirigir una empresa.

Como he mencionado antes, puede haber problemas para los autónomos con otros Meta Programas, sobre todo si son empresarios individuales. No es de extrañar, ya que muchos intentan cubrir muchas funciones, desde marketing y contabilidad hasta ser el especialista en su propio campo. El punto fuerte de MindSonar es que puede utilizarse para ayudarles a reconocer, y seguir desarrollando, la flexibilidad en sus estilos de pensamiento, ayudándoles así a tener más éxito en su función y, con suerte, a estar menos estresados.

Mejorar las campañas puerta a puerta


Compromisos financieros
Recientemente han llamado a mi puerta varios representantes de organizaciones benéficas pidiéndome que establezca una donación periódica para una de sus campañas. En su mayor parte, son organizaciones benéficas muy conocidas que apoyan causas que merecen la pena, y a las que contribuyo cuando veo sus cajas de recogida. Sin embargo, nunca me comprometo económicamente en la puerta de mi casa. En lo que respecta a las finanzas, tengo un Metaprograma muy «reactivo»: me gusta tener tiempo para pensar e investigar antes de comprometerme. Por lo tanto, pido información y una dirección web, para poder examinar la campaña con un poco más de detalle, y establecer una contribución si decido hacerlo. Sin embargo, lo único que pueden ofrecer los representantes es una inscripción instantánea en la puerta. No tienen folletos informativos ni ninguna forma de permitir que la gente establezca una donación más adelante sobre la base de la campaña puerta a puerta. Al charlar con los representantes, me dicen que muchas de las personas que contestan a sus puertas tienen una mentalidad similar a la mía. Toda la tarea les parecía descorazonadora.

Una vez cerrada la puerta…
 Por tanto, estas campañas puerta a puerta sólo pueden obtener donativos de quienes aplican un Programa Meta «proactivo» en ese contexto. Sin embargo, los recientes escándalos en el Reino Unido sobre las prácticas de recaudación de fondos de varias organizaciones benéficas han hecho que mucha gente se muestre más cauta a la hora de firmar cualquier cosa sin investigarla antes.

Entiendo que el temor es que, una vez cerrada la puerta, la persona no vaya al sitio web y no se suscriba. Sin embargo, si los representantes pudieran aprender a (1) identificar tanto lo que era importante para la persona como cuáles eran sus principales metaprogramas en relación con el producto que se le ofrecía y, a continuación, (2) responder con el enfoque adecuado -utilizando el lenguaje apropiado, afirmaciones activadoras y señales no verbales-, podrían conseguirse más suscripciones y ventas.

MindSonar en Organizaciones benéficas
Cuando vendes productos o servicios a los que quieres que se suscriba la gente, ¿tienes enfoques para las personas que aplican un Meta Programa «reactivo»? ¿Estás seguro de que tú y tus representantes podéis reconocer a esas personas? Si no, probablemente te estés perdiendo a todos aquellos que simplemente quieren tiempo para pensar antes de decir que sí.

Utilizar MindSonar en la formación de tus representantes les permitirá aprender a adaptar su enfoque a los clientes potenciales. Esto puede tener un
impacto significativo y positivo en los resultados: mejorando no sólo el número de ventas, sino también los índices de satisfacción de los clientes y ayudando a la motivación del equipo a medida que los representantes consiguen respuestas más positivas.

Además, quizá los que somos profesionales certificados de MindSonar deberíamos ofrecer nuestros servicios a las empresas que se nos acercan con un discurso único cuando abrimos la puerta. ¡Podrían ser nuestros próximos clientes!